Fundação RotáriaInstruções para Pedido de Subsídio Equivalente
O que são Subsídios Equivalentes?
Subsídios Equivalentes ajudam projetos humanitários internacionais implementados graças à cooperação de Rotary Clubs ou distritos de dois países diferentes.
Quais são os critérios de elegibilidade?
Clubes e distritos de dois países diferentes são elegíveis se estiverem em pleno gozo de seus direitos junto ao RI. Isto inclui estar em dia com o pagamento de taxas e encaminhamento de relatórios referentes a subsídios anteriores.
Quais são os requisitos?
Projetos humanitários financiados por Subsídios Equivalentes devem ser implementados por intermédio da parceria entre um Rotary Club ou distrito no país do projeto (parceiro local ou anfitrião) e Rotary Club ou distrito em outro país (parceiro internacional). Os parceiros devem:
· Estar em contato pela duração do projeto
· Estabelecer comissão com pelo menos três rotarianos para supervisionar o projeto
· Zelar pelos fundos outorgados
· Prestar contas de todos os fundos utilizados
Todos os projetos devem contar com a participação ativa e supervisão de rotarianos, inclusive:
· Gerenciamento dos fundos do projeto
· Visitas ao local do projeto sempre que necessário
· Troca de informações entre os parceiros internacional e local por correspondência
· Troca de informações entre os parceiros sobre as respectivas experiências
· Compra, transporte e distribuição dos itens necessários
· Divulgação do projeto à mídia local e ao distrito
Quais são os projetos elegíveis?
Subsídios Equivalentes financiam projetos que beneficiem comunidades carentes. No entanto, não podem ser utilizados para a aquisição de certos itens ou empreendimento de algumas atividades. A tabela abaixo oferece alguns exemplos. Caso não tenha certeza sobre a elegibilidade de seu projeto, contate o coordenador de subsídios humanitários na Fundação Rotária.
ELEGÍVEL
INELEGÍVEL
Empréstimos rotativos/Microcrédito
Estabelecimento de fundação, truste ou conta remunerada permanente ou de longo prazo
Aluguel de imóveis por curtos períodos
Aquisição de imóveis ou terrenos; aluguel de moradia
Construções de infra-estrutura tais como estradas, poços artesianos, reservatórios, represas, pontes, sanitários, latrinas, sistemas de água encanada e similares
Construção ou reforma, não importa como e quanto, de qualquer estrutura que sirva de moradia, local de trabalho ou comércio, tais como prédios, casas fixas ou móveis, fábricas ou galpões
Compra de equipamentos ou ferramentas
Fornecer sistema interno de encanamento ou eletricidade em imóveis
Contratação ou utilização temporária de mão-de-obra necessária para a implementação do projeto
Pagamento de salários a pessoas a serviço de outras organizações
Gastos administrativos para atividades de projetos
Despesas operacionais ou administrativas de outra organização
Educação primária e secundária, taxas escolares e transportes
Educação pós-secundária, pesquisa, capacitação pessoal ou profissional
Viagens dentro do território nacional
Viagens internacionais
Despesas detalhadas e pormenorizadas
Gastos com imprevistos e despesas diversas
Assistência a vítimas de minas terrestres
Remoção de minas terrestres
Despesas com publicidade em jornais, impressão de pôsteres ou folhetos para informar a disponibilidade dos serviços
Placas com emblema do Rotary
Vacinas e imunizações, se consistentes com critérios, procedimentos e normas do Programa Pólio Plus e da Organização Mundial de Saúde
Transporte pessoal de vacinas a outros países
Novos projetos patrocinados pelo Rotary que ainda não estejam em andamento ou concluídos
Projetos existentes, em andamento ou já concluídos e atividades patrocinadas por organizações não rotárias
Exames e orientação pré-natais e materna
Compra e distribuição de itens anticoncepcionais e de equipamento de ultra-som para determinação do sexo da criança
Itens orçados necessários ao projeto humanitário
Doações não especificadas ou em dinheiro a beneficiários do projeto ou organização colaboradora
Atividades humanitárias ou de prestação de serviços que beneficiem comunidade carente
Atividades de captação de recursos, despesas relacionadas a eventos rotários como conferência distrital, festas de aniversário (inclusive de clube) e entretenimento sem fins humanitários
Atividades não religiosas que beneficiem comunidade carente
Projetos que beneficiem atividades religiosas em templos e igrejas
Quais são os valores máximos dos subsídios?
Pode-se solicitar de US$5.000 a US$150.000, sendo que a Fundação Rotária equipara US$0,50 para cada dólar doado em espécie e US$1 para cada dólar contribuído a partir do Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC).
Como e quando inscrever-se?
Os parceiros devem preencher e encaminhar à Fundação Rotária o Pedido de Subsídio Equivalente (141-PT) entre 1º de julho e 31 de março. Caso seu projeto envolva empréstimos rotativos ou microcréditos, o Formulário suplementar para fundo de empréstimos rotativos e o Plano da cooperativa de crédito devem acompanhar o pedido de subsídio. Pedidos de US$25.001 a US$150.000 são considerados com base em mérito e devem ser recebidos na Fundação Rotária até 1º de agosto para serem avaliados pelos curadores em outubro, ou 15 de dezembro para avaliação na reunião de abril. A publicação Guia de Subsídios Equivalentes (144-PT) pode ser útil ao desenvolvimento do projeto e à submissão do pedido.
OBSERVAÇÃO: Os pedidos devem ser encaminhados utilizando-se somente a frente das páginas. Não grampeie ou cole as folhas. Os dados solicitados devem ser digitados e não escritos à mão.
Exigências quanto ao encaminhamento de relatórios
É exigido o encaminhamento de relatórios intermediários a cada 12 meses durante a implementação do projeto e relatório final dentro de dois meses após sua conclusão. Os parceiros devem estar em dia com relação ao encaminhamento de relatórios de subsídios anteriores, caso contrário o novo pedido não será analisado.
Como enviar o pedido
Formulários completos devem ser enviados a:
Humanitarian Grants Program
The Rotary Foundation
One Rotary Center
1560 Sherman Ave.
Evanston, Il 60201-3698 EUA
Fax: +1-847-866-9759
E-mail: contact.center@rotary.org
Glossário de termos freqüentemente utilizados
Beneficiário: quem (ou o que) recebe bens ou serviços
Organização colaboradora: organização diretamente envolvida na implementação do projeto que oferece apoio técnico e coordena as atividades
FDUC: Fundo Distrital de Utilização Controlada
Parceiro local: Rotary Club ou distrito no país do projeto
Parceiro internacional: Rotary Club ou distrito fora do país do projeto
Contato principal: sócio do Rotary Club ou distrito parceiro que servirá como principal elo de comunicação entre a Fundação Rotária e os parceiros do projeto
Fornecedor: entidade que fornece bens ou serviços pagos com os fundos do subsídio
OBSERVAÇÃO: Estas instruções dão uma visão geral do processo de Subsídios Equivalentes. Acesse o site do RI (www.rotary.org) para atualizações. Antes de enviar seu pedido, leia a publicação Guia de Subsídios Equivalentes (144-PT), que pode ser baixada do site do RI ou encomendada por intermédio da central de pedidos.
Pedido de Subsídio EquivalenteFundação Rotária
Descrição do projeto
Subsídios Equivalentes ajudam clubes e distritos a implementar projetos humanitários internacionais. Utilize esta seção para descrever detalhadamente as necessidades humanitárias que o projeto visa sanar, objetivos que pretende alcançar, forma como será implementado e o envolvimento direto de rotarianos com a iniciativa. É necessário haver participação ativa de ambos os parceiros, local e internacional.
Indique o local de implementação do projeto, inclusive cidade, estado ou província e país. Inclua todos os lugares, se aplicável.
Local do projeto
Cidade
Estado/Província
País
Descreva o projeto e o problema ou necessidade que este visa sanar, quem serão os beneficiados e como a comunidade será favorecida. Forneça uma estimativa do tempo necessário à conclusão do projeto.
Descreva como a comunidade beneficiada dará continuidade ao projeto após o esgotamento do subsídio outorgado.
Descreva atividades específicas nas quais ambos os parceiros, local e internacional, tomaram parte, inclusive aquelas nas quais os sócios dos clubes parceiros estiveram envolvidos. Observe que apoio financeiro não é considerado uma forma de participação ativa. (Vide exemplos nas Instruções para Pedido de Subsídio Equivalente.)
PARCEIRO local
O parceiro local ou anfitrião é o clube ou distrito localizado no país onde o projeto tem lugar. Uma comissão com pelo menos três rotarianos deve ser estabelecida para supervisionar o projeto. Os três membros da comissão devem ser sócios do clube identificado abaixo no caso de projetos financiados por clube ou de clubes do distrito no caso de projetos financiados pelo distrito, estando os membros comprometidos com o projeto por toda sua duração. Todas as informações remetidas pelo Rotary serão enviadas aos endereços dos membros de comissão indicados abaixo. Recomenda-se que o contato principal (destinatário de todas as correspondências enviadas pela Fundação Rotária) possua uma conta de e-mail para agilizar e facilitar a comunicação.
Clube ou Distrito parceiro
Clube
Nº de identificação do clube, se souber
Distrito
País
Contato principal:
Nome/Sobrenome
Nº de identificação do sócio
Clube
Cargo que ocupa no Rotary
Endereço
Cidade
Estado
Código postal
País
E-mail
Telefone residencial
Telefone comercial
Fax
Contato nº2:
Nome/Sobrenome
Nº de identificação do sócio
Clube
Cargo que ocupa no Rotary
Endereço
Cidade
Estado
Código postal
País
E-mail
Telefone residencial
Telefone comercial
Fax
Contato nº3:
Nome/Sobrenome
Nº de identificação do sócio
Clube
Cargo que ocupa no Rotary
Endereço
Cidade
Estado
Código postal
País
E-mail
Telefone residencial
Telefone comercial
Fax
PARCEIRO internacional
O parceiro internacional é o clube ou distrito localizado em país que não aquele onde o projeto tem lugar. Uma comissão com pelo menos três rotarianos deve ser estabelecida para supervisionar o projeto. Os três membros da comissão devem ser sócios do clube identificado abaixo no caso de projetos financiados por clube ou de clubes do distrito no caso de projetos financiados pelo distrito, estando os membros comprometidos com o projeto por toda sua duração. Todas as informações remetidas pelo Rotary serão enviadas ao endereço indicado abaixo. Recomenda-se que o contato principal (destinatário de todas as correspondências enviadas pela Fundação Rotária) possua uma conta de e-mail para agilizar e facilitar a comunicação.
Clube ou Distrito parceiro
Clube
Nº de identificação do clube, se souber
Distrito
País
Contato principal:
Nome/Sobrenome
Nº de identificação do sócio
Clube
Cargo que ocupa no Rotary
Endereço
Cidade
Estado
Código postal
País
E-mail
Telefone residencial
Telefone comercial
Fax
Contato nº2:
Nome/Sobrenome
Nº de identificação do sócio
Clube
Cargo que ocupa no Rotary
Endereço
Cidade
Estado
Código postal
País
E-mail
Telefone residencial
Telefone comercial
Fax
Contato nº3:
Nome/Sobrenome
Nº de identificação do sócio
Clube
Cargo que ocupa no Rotary
Endereço
Cidade
Estado
Código postal
País
E-mail
Telefone residencial
Telefone comercial
Fax
Orçamento do projeto
Para informações detalhadas sobre despesas elegíveis, consulte o Guia de Subsídios Equivalentes (144-PT). Taxas de câmbio oficiais do RI podem ser acessadas no site www.rotary.org. Favor utilizar a taxa de conversão mais recente.
Itens
Nome do fornecedor
Valor
Subtotal
Taxa de câmbio utilizada
US$1=
Total em US$
Financiamento do projeto
Prepare uma lista completa e pormenorizada do financiamento em US$, indicando a quantia que será contribuída em dinheiro e quanto será utilizado do Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) (após obter a devida autorização do presidente da comissão distrital da Fundação Rotária e do governador do distrito). A Fundação Rotária equipara US$0,50 para cada dólar doado em espécie e US$1 para cada dólar doado do FDUC. O clube ou distrito parceiro anfitrião deve contribuir com pelo menos US$100.
OBSERVAÇÃO: Não envie nenhuma quantia à Fundação Rotária antes de obter a aprovação oficial dos curadores. Ambos os parceiros receberão uma carta de aprovação com instruções detalhadas para o envio de suas contribuições.
Rotary Clubs ou distritos no país do projeto (o parceiro local deve contribuir com pelo menos US$100)
Em espécie (US$)
FDUC (US$)
Presidente da comissão distrital da Fundação Rotária (nome em letra de forma)
Autorização do presidente da comissão distrital da Fundação Rotária
Governador do distrito (nome em letra de forma)
Autorização do governador de distrito
Rotary Clubs ou distritos fora do país do projeto
Em espécie (US$)
FDUC (US$)
Presidente da comissão distrital da Fundação Rotária (nome em letra de forma)
Autorização do presidente da comissão distrital da Fundação Rotária
Governador do distrito (nome em letra de forma)
Autorização do governador de distrito
Subtotais (em espécie e FDUC)
TOTAL das contribuições dos co-parceiros
Quantia total solicitada à Fundação Rotária (no mínimo US$5.000)
Financiamento adicional (não equiparado ou encaminhado à Fundação Rotária)
Financiamento total do projeto (deve ser igual ao valor orçado na página 4)
Planejamento
Antes de encaminhar o pedido de subsídio à Fundação Rotária, os parceiros devem discutir os detalhes referentes ao planejamento do projeto. As perguntas abaixo visam auxiliar no cumprimento desta tarefa. Observe que Rotary Clubs, distritos ou rotarianos não podem tomar posse de nada que seja comprado com os fundos do subsídio.
Identifique aquele em nome de quem ficará a propriedade e que tenha aceito a responsabilidade de manutenção, funcionamento e proteção do equipamento adquirido com fundos do subsídio. (Rotary Clubs ou rotarianos não podem possuir o equipamento.)
Será fornecido treinamento para utilização e manutenção do equipamento técnico? Quem fornecerá o treinamento?
Será necessário software para operar algum dos itens orçados? Caso afirmativo, o software será fornecido?
Indique as providências tomadas para a liberação dos itens pela alfândega, caso estes sejam comprados e embarcados internacionalmente.
Implementação ou melhorias em sistemas de encanamento ou elétrico em estruturas residenciais ou comerciais devem ser financiadas com outros recursos e não com fundos do subsídio. Os parceiros do projeto concordaram em financiar por conta própria a instalação de equipamentos elétricos ou de encanamento em estruturas já existentes (tais como hospitais, escolas, bibliotecas, orfanatos, etc.)?
Subsídios Competitivos
Subsídios competitivos são aqueles de valor igual ou superior a US$25.001. Tais subsídios são avaliados na reunião dos curadores de outubro e de abril.
Caso o valor do subsídio solicitado seja igual ou superior a US$25.001, o pedido deve vir acompanhado de uma avaliação das necessidades da comunidade. Essa avaliação deve demonstrar que o projeto:
· Envolve a comunidade beneficiada
· É viável e poderá ser mantido pela comunidade beneficiada após a exaustão dos fundos do subsídio
Consulte o Guia de Subsídios Equivalentes (144-PT) e o site do RI (www.rotary.org) para mais informações.
Ratificação
Assinaturas de ratificação atestam que ambos os parceiros estão cientes e interessados na implementação de determinado projeto. Ao assinar abaixo, os presidentes dos clubes parceiros do projeto e presidentes das subcomissões distritais de subsídios (para projeto patrocinado por clube ou distrito, respectivamente), assim como os membros da comissão do projeto, concordam com todos os termos descritos e afirmam seu comprometimento com o projeto. Assinaturas podem ser enviadas eletronicamente, por fax ou e-mail.
Todos os Rotary Clubs, distritos e rotarianos envolvidos no projeto são responsáveis perante a Fundação Rotária pela realização deste e pelo envio dos relatórios exigidos. As assinaturas abaixo confirmam que os parceiros estão cientes e aceitam a responsabilidade pelo projeto. As partes envolvidas podem assinar esta página ou enviar carta de compromisso assinada.
Ao assinar abaixo, atestamos que:
· As informações contidas neste documento são acuradas e expressam a mais pura verdade e que intencionamos implementar o projeto descrito.
· O clube/distrito concorda em empreender este projeto como sendo uma atividade do clube/distrito.
· Garantiremos que todas as contribuições (conforme detalhadas na seção Financiamento) serão enviadas à Fundação Rotária ou diretamente à conta do projeto após aprovação do pedido pelos curadores.
· O RI ou a Fundação Rotária poderão utilizar as informações contidas neste documento para promover o projeto por vários meios, como sua divulgação na revista The Rotarian, na convenção internacional do RI, no RVM: The Rotarian Vídeo Magazine, etc.
· Os parceiros concordam em compartilhar informações sobre o projeto em banco de dados sobre as melhores práticas, se isso lhes for solicitado, e a Fundação Rotária poderá divulgar as informações de contato das partes envolvidas a rotarianos que desejarem implementar projetos similares.
· Afirmamos que nem nós, nem qualquer pessoa com quem temos ou tivemos algum tipo de relacionamento, tanto pessoal quanto profissional ou comercial, exceto pelos beneficiários descritos neste documento, nos beneficiaremos ou tencionamos nos beneficiar dos subsídios concedidos pela Fundação Rotária, nem temos qualquer intenção que represente potencial ameaça ou conflito de interesses. Entende-se por conflito de interesses a situação na qual um rotariano possui relações com outras organizações e influencia o dispêndio dos fundos do subsídio de forma a beneficiar financeiramente, direta ou indiretamente, o rotariano, colega de profissão ou de trabalho ou sua família, ou dar proveito de maneira inapropriada a outrem em detrimento da Fundação Rotária. (OBSERVAÇÃO: Toda e qualquer exceção deve ser justificada em declaração anexada.)
Parceiro local
Parceiro internacional
Presidente de clube (se patrocinado por clube)
Presidente de subcomissão distrital de subsídios (se patrocinado por distrito)
Presidente de clube (se patrocinado por clube)
Presidente de subcomissão distrital de subsídios (se patrocinado por distrito)
Nome
Nome
Cargo
Cargo
Rotary Club de
Rotary Club de
Distrito nº
Distrito nº
Assinatura
Assinatura
Data
Data
Contato principal
Contato principal
Nome
Nome
Assinatura
Assinatura
Data
Data
Contato nº2
Contato nº2
Name
Name
Signature
Signature
Date
Date
Contato nº3
Contato nº3
Name
Name
Signature
Signature
Date
Date
Organização colaboradora
Organização colaboradora é aquela que está diretamente envolvida na implementação do projeto e que oferece experiência técnica e ajuda com trabalhos de coordenação. A entidade beneficiada é aquela que recebe os frutos dos serviços prestados e não é considerada organização colaboradora.
Caso o projeto envolva a participação de organização colaboradora (que não seja um Rotary Club ou beneficiário do projeto), indique:
Nome da organização
Endereço
Cidade/Estado
Código postal
País
Telefone comercial
Fax
E-mail
Website
Além dos dados fornecidos acima, os seguintes documentos devem ser anexados:
· Carta da organização colaboradora atestando:
– Suas responsabilidades e maneira pela qual irá colaborar com os rotarianos
– Acordo em cooperar durante qualquer auditoria financeira do projeto
· Carta do parceiro local endossando a participação da organização e atestando que esta atua em consonância com as leis do país
Relatório final
Embora ambos os parceiros sejam responsáveis pelos relatórios intermediários e final, os curadores exigem que um dos parceiros assuma a responsabilidade de enviar o relatório final à Fundação Rotária. Recomenda-se que tal responsabilidade recaia sobre o clube ou distrito que receberá os fundos do subsídio.
“Ao assinar abaixo, nosso clube/distrito atesta que aceita a responsabilidade de enviar os relatórios exigidos.”
Nome em letra de forma
Assinatura
Rotary Club
Distrito
Ratificação do presidente de subcomissão distrital de subsídios
Os curadores exigem que o presidente da subcomissão distrital de subsídios de um dos distritos parceiros ateste que este documento e pedido estejam completos. Formulários incompletos ou que não cumpram com os requisitos serão devolvidos ao encarregado local, com breve explicação.
“Em nome da comissão, atesto que as informações fornecidas são verdadeiras e corretas, e que o pedido obedece às diretrizes estabelecidas pela Fundação Rotária e é elegível ao de subsídio.”
Nome do presidente da subcomissão distrital de subsídios (em letra de forma)
Assinatura
Distrito
Data
Lista de verificação
Antes de enviar seu pedido de Subsídio Equivalente, consulte esta lista. Em caso de dúvidas, contate os funcionários da seção de Subsídios Humanitários.
O projeto está em consonância com todas as normas e diretrizes para subsídios? Consulte o Guia de Subsídios Equivalentes (144-PT) ou o site www.rotary.org.
A descrição do projeto informa claramente como este irá sanar as necessidades do beneficiário?
As atividades dos parceiros local e internacional estão claramente explicadas? O projeto contará com o envolvimento ativo de rotarianos?
Os parceiros local e internacional formaram comissões para supervisionar o projeto? O pedido de subsídio inclui todos os dados de contato dos membros dessas comissões?
O pedido de subsídio inclui orçamento detalhado e pormenorizado?
Todas as contribuições dos parceiros foram listadas e especificadas como sendo em dinheiro ou doações de FDUC?
O presidente da comissão distrital da Fundação Rotária e o governador do distrito autorizaram o uso do FDUC e assinaram o documento?
Os presidentes dos clubes ou presidentes das subcomissões distritais de subsídios dos parceiros local e internacional assinaram o documento?
Os seis membros da comissão assinaram o documento?
Caso o projeto conte com o envolvimento de organização colaboradora, acompanham o pedido:
carta da organização especificando as responsabilidades que assumirá, a forma como irá interagir com os rotarianos e seu compromisso em colaborar na auditoria financeira do projeto
carta de endosso do parceiro local, confirmando que a organização colaboradora possui boa reputação e atua em conformidade com as leis locais
Incluiu o formulário suplementar para empréstimos rotativos caso o projeto envolva empréstimo rotativo ou microcrédito?
Incluiu o relatório de identificação das necessidades da comunidade caso o valor do subsídio solicitado seja igual ou superior a US$25.001?
Os presidentes da subcomissão distrital de subsídios de ambos os parceiros (local e internacional) atestaram que o pedido está completo e é elegível?
O pedido inclui pelo menos nove assinaturas de ratificação?
Os parceiros do projeto tiraram fotocópias de todos os documentos antes de enviá-los à Fundação Rotária?
Formulários completos devem ser enviados a:
Humanitarian Grants ProgramThe Rotary FoundationOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, Il 60201-3698 EUAFax: +1-847-866-9759e-mail: contact.center@rotary.org
141-PT—(408)
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